Hướng dẫn sử dụng phần mềm gửi email marketing – Email Pro

I. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CƠ BẢN  – EMAIL PRO PHẦN MỀM GỬI EMAIL MARKETING

Để sử dụng phần mềm gửi email bạn cần tải và cài đặt EMail Pro vào máy tính. Bạn có thể tải EMail Pro tại đây hoặc bạn có thể tham khảo bảng giá và các tính năng của phần mềm Email Pro tại đây. Khi đã cài đặt xong bạn điền tin người sử dụng phần mềm vào và bắt đầu thực thiện chiến dịch email marketing của mình. Và theo các bước hướng dẫn sử dụng phần mềm gửi email marketing sau:

Bước 1: Soạn file Excel danh sách gửi email

Bạn cần soạn 1 file excel mới và copy dữ liệu theo format sau :

Cột A: Địa chỉ Email (Trường dữ liệu này là bắt buộc)

Cột B: Tên khách hàng (Nếu bạn cần chèn Tên Khách Hàng vào email thì bạn làm thêm cột này – Không bắt buộc)

Cột C : Thông tin 1 (Nếu bạn cần chèn thêm Thông Tin Khác vào email thì bạn làm thêm cột này – Không bắt buộc)

Cột D : Thông tin 2 (Nếu bạn cần chèn thêm Thông Tin Khác vào email thì bạn làm thêm cột này – Không bắt buộc)

Cột E : Thông tin 3 (Nếu bạn cần chèn thêm Thông Tin Khác vào email thì bạn làm thêm cột này – Không bắt buộc)

Cột F : Thông tin 4 (Nếu bạn cần chèn thêm Thông Tin Khác vào email thì bạn làm thêm cột này – Không bắt buộc)

Bước 2: Cấu hình gửi (Chỉ làm 1 lần) 

Bước cấu hình gửi này bạn chỉ làm 1 lần và lưu lại, lần thứ 2 mở phần mềm trở đi bạn không cần làm thao tác này nữa.

Email gửi: Bạn cần nhập chính xác “Email gửi” vì email này sẽ nhận email trả lời khi khách hàng cần trả lời, hỏi thêm thông tin hoặc mua dịch vụ, sản phẩm của bạn. Bạn cần bấm vào nút “Xác thực email” rồi bạn vào email đó click vào link kích hoạt của Amazon là xong.

Tốc độ gửi: Bạn hãy nhập thời gian giữa 2 email gửi đi.

Giới hạn số lượng gửi: Nếu bạn muốn giới hạn danh sách gửi đi thì bạn nhập vào, còn nếu muốn gửi hết danh sách excel thì hãy để giá trị mặc định là “0”.

Tên thương hiệu: Tên thương hiệu này sẽ hiện thị trong email của người nhận.

Bước 3 : Gửi email – Hướng dẫn sử dụng phần mềm gửi email

Bạn nhập file excel vừa soạn lúc nãy vào phần mềm EMail Pro, soạn tiêu đề email và soạn nội dung email cần gửi để gửi cho khách hàng.

II. CÁC TÍNH NĂNG VÀ TIỆN ÍCH KHÁC CỦA EMAIL PRO.

Với hướng dẫn sử dụng phần mềm gửi email marketing – EMail Pro thì bạn có thể gửi căn bản rồi. Nhưng để khai thác tối đa tiện ích và sử dụng hiệu quả hơn thì bạn có thể đọc tiếp cách sử dụng các tính năng của EMail Pro.

1. Chèn tên khách hàng và các thông tin khách.

EMail Pro cho phép bạn chèn tên khách hàng và những thông tin khác cần chèn vào trong tiêu đề và cả nội dung email. Việc này sẽ gây cảm giác thân thiện cho khách hàng nhận email bằng việc chào đúng tên họ chẳng hạn. Nếu bạn có nhiều thông tin của khách hàng bạn hãy chèn vào trong nội dung email, điều này sẽ làm cho khách hàng tin tưởng và cảm nhận rằng email này gửi dành riêng cho họ.

(Chèn tên khách hàng  và các thông tin khác ở tiêu đề)

(Hình . Chèn tên khách hàng và các thông tin khác ở nội dung email)

2. Tạo spin nội dung email

CÔNG THỨC : {Cụm từ A|Cụm từ B|Cụm từ C|…}

Trong cặp dấu {} là những cũng từ đồng nghĩa và được cách nhau bằng dấu ghạch đứng ” | ” . Khi gửi email phần mềm sẽ tự động lấy ra ngẫu nhiên các cụm từ đồng nghĩa để gửi, nên mỗi người sẽ có 1 email khác nhau tăng tỷ lệ inbox rất cao.

3. Hướng dẫn chèn hình ảnh vào nội dung email.

Lưu ý : Bạn cần upload hình ảnh lên internet rồi sau đó dán link hình ảnh vào phần mềm Email Pro thì người nhận mới thấy được hình ảnh.

Đầu tiên khi gửi email hình ảnh cần được upload lên trên mạng internet trước. Bạn có thể upload lên các trang như :

https://upanh.1doi1.com/

Sau khi upload xong bạn copy “Link hình” rồi paste vào mục Picture Source URL đường dẫn mà bạn vừa copy là được.

(Hình. Lấy URL ảnh để chèn)

( Hình. dán đường dẫn URL ảnh vào phần mềm )

5. Hướng dẫn chèn theo dõi email mở

Lưu ý: Khi bạn dùng chức năng này thì phần mềm sẽ chèn 1 đoạn link có đạng http:\\tracking.com\udW12s để theo dõi email mở hay không. Việc này sẽ làm giảm tỷ lệ inbox, bạn nên cân nhắc trước khi sử dụng chức năng này.

Để sử dụng chức năng theo dõi email mở bạn vào tab “Cấu hình hệ thống” bạn check tick vào mục “Theo dõi email mở” như hình và bấm vào nút “Lưu lại“. Sau đó bạn quay lại Trang chủ để soạn và gửi email bình thường.

6. Chèn chức năng bỏ theo dõi email “unsubscribe” – hướng dẫn sử dụng phần mềm gửi email

Lưu ý: Khi bạn dùng chức năng này thì phần mềm sẽ chèn 1 đoạn link có đạng http:\\tracking.com\unsubscribe\udW12s để lưu lại danh sách bỏ theo dõi. Việc này sẽ làm giảm tỷ lệ inbox, bạn nên cũng cân nhắc trước khi sử dụng chức năng này.

Để sử dụng chức năng này bạn để chuột ở vị trí cuối thư email và click vào unsubscribe như hình, phần mềm sẽ tự động sinh thêm đoạn “Click vào đây để từ chối nhận thư“.

7. Theo dõi tình trạng email – hướng dẫn sử dụng phần mềm gửi email

Theo dõi tình trạng email sau mỗi chiến dịch gửi phần mềm sẽ theo dõi tình trạng email đã gửi chưa hoặc đã mở chưa, khách hàng có click vào email hay không? Bạn sẽ theo dõi bằng cách vào tab “Báo cáo kết quả” để xem. Tại đây bạn có các lựa chọn để lọc báo cáo theo yêu câu như: Theo dõi theo từng tiêu đề email đã gửi, chọn khoản thời gian mình mong muốn và trạng thái email đã gửi. Phần mềm cũng hỗ trợ kết xuất báo cáo để lưu lại ra file excel, bạn cần bấm vào nút “Xuất excel” đế sử dụng chức năng này.

Đây là bài “Hướng dẫn sử dụng phần mềm gửi email marketing – Email Pro“, qua bài viết này hy vọng các bạn có những thông tin hữu ích để có thể sử dụng tốt phần mềm EMail Pro.

 

Mẹo gửi hiệu quả :

Để gửi email vào hộp thư chính và tăng độ uy tín cho email gửi bạn cần lưu ý các mục sau:

• Hạn chế đổi email gửi
• Khi soạn nội dung và tiêu đề email cần lưu ý : Hạn chế chèn nhiều link website, chèn nhiều hình ảnh, font chữ quá to, chữ in hoa xuyên suốt nội dung email, sử dụng ký tự đặc biệt, chữ in đậm nhiều vị trí.
• Các hệ thống filter của gmail thích những đoạn văn thuần như mình gửi giữa bạn bè với nhau nên các email như thế này thường được ưu tiên và dễ dàng vào Primary email.

Qua phần mềm có thể gửi hàng ngàn người một lúc vì vậy bạn nên gửi vài email test cho những người bạn của mình. Đảm bảo không lỗi hay sai chính tả để chiến dịch email của bạn hiệu quả hơn. Đội ngũ Hưng Thịnh Software chúc bạn có một chiến dịch email marketing hiệu quả !

Trân trọng !